¿Ya creaste tu sociedad en la Cámara de Comercio? En Colombia, formalizarla va mucho más allá del registro

Si ya creaste tu empresa y cuentas con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, es natural pensar que el proceso de formalización ha concluido. Pero en realidad, ese es solo el punto de partida. En Colombia, existen pasos adicionales —obligatorios por ley— que muchas sociedades pasan por alto, y uno de los más críticos es el de llevar y registrar correctamente los libros societarios. Omitir este deber puede acarrear consecuencias jurídicas y comerciales que ponen en riesgo la estabilidad, el crecimiento y hasta la propiedad de la empresa.

Una sociedad bien constituida no se agota en su existencia legal formal. Debe contar con un soporte documental completo y actualizado que respalde su funcionamiento interno. En términos prácticos y normativos, esto implica tener al menos dos libros obligatorios, ambos debidamente inscritos en el registro mercantil (artículo 28.7 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012):

¿Qué es el libro de actas del máximo órgano social?

Es el libro donde deben asentarse, en orden cronológico, todas las decisiones adoptadas en las reuniones ordinarias o extraordinarias del máximo órgano social de la sociedad: la asamblea de accionistas o la junta de socios, según el tipo societario. Cada acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la reunión. Este libro es esencial para acreditar la validez de decisiones clave, como reformas estatutarias, aprobación de estados financieros, distribución de utilidades, nombramientos o autorizaciones especiales. Sin estas actas debidamente consignadas y firmadas, muchas decisiones pueden ser impugnadas o carecer de efectos jurídicos plenos.

¿Y el libro de registro de accionistas o de socios?

Este libro permite acreditar con validez jurídica quiénes son los propietarios de la sociedad y cómo está compuesta su participación. En las sociedades de capital (S.A. o S.A.S.), se registran allí las emisiones de títulos, así como sus transferencias, embargos, gravámenes o cualquier afectación sobre las acciones. En las sociedades de responsabilidad limitada (LTDA), se inscriben las participaciones (cuotas sociales) y sus movimientos. No llevar este libro o tenerlo desactualizado equivale, en la práctica, a no poder probar quién es accionista o socio ni con qué participación, generando un grave riesgo de inseguridad jurídica.

¿Y si nunca emitiste los títulos en una sociedad de capital?

Este es uno de los errores más comunes: sociedades que operan sin haber emitido formalmente los títulos de acciones, dejando en el aire la propiedad misma de la empresa. En estos casos, los aaccionistas pueden perder la posibilidad de ejercer derechos políticos o económicos, y cualquier intento de cesión, ingreso de inversionistas o restructuración puede verse bloqueado.

En LegalSpace Abogados hemos acompañado a múltiples empresas que enfrentaban bloqueos, disputas societarias o sanciones por no haber cumplido con estos deberes formales básicos. Todo esto es perfectamente evitable si, desde el inicio, se adopta una estrategia adecuada de formalización jurídica integral.

¿Ya creaste tu sociedad pero no sabes si estás cumpliendo con todas tus obligaciones legales? ¿O estás pensando en constituir una y quieres hacerlo bien desde el principio? Contáctanos. En LegalSpace Abogados te ayudamos a revisar, organizar y registrar tus libros societarios, emitir los títulos correspondientes y dejar tu empresa jurídicamente protegida. Y si aún no la has creado, nos encargamos de constituir tu sociedad desde cero, cumpliendo con todos los requisitos legales, para que empieces tu proyecto empresarial con bases sólidas. Porque en Colombia, constituir una sociedad es solo el comienzo; formalizarla correctamente es lo que asegura su futuro.

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