Reforma Laboral 2025: adiós a la autorización previa para horas extras, bienvenida la obligación de registro

La Ley 2466 de 2025 introdujo un cambio significativo en la regulación del trabajo suplementario en Colombia: ya no es necesario contar con autorización previa del Ministerio del Trabajo ni adelantar trámites previos ante la ARL para que los trabajadores laboren horas extras o realicen trabajo en jornada suplementaria. Esta modificación representa un alivio en términos de carga administrativa para las empresas. Sin embargo, no debe interpretarse como una flexibilización absoluta, pues la ley también introdujo una nueva obligación de control documental a cargo del empleador. 

¿Qué cambió exactamente? 

Hasta antes de la expedición de la Ley 2466 de 2025, las empresas estaban obligadas a obtener una autorización previa del Ministerio del Trabajo para que sus empleados pudieran ejecutar horas extras de forma permanente. Este trámite, en ciertos casos, requería adelantar gestiones previas ante la ARL, especialmente cuando el trabajo adicional implicaba riesgos para la salud y seguridad del trabajador. Las administradoras de riesgos laborales (ARL) no otorgaban la autorización como tal, pero sí debían emitir conceptos o aprobar actualizaciones de matrices de riesgo, pasos necesarios para completar satisfactoriamente la solicitud ante el Ministerio. 

Con la entrada en vigor de la nueva ley, tanto la autorización del Ministerio como los trámites ante la ARL dejan de ser exigibles. El control estatal previo se elimina, pero se sustituye por una obligación interna para el empleador: llevar un registro riguroso del trabajo suplementario ejecutado por cada trabajador. 

El nuevo deber: registro detallado de las horas extras 

El artículo 12 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el numeral 2 del artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo, establece que a partir de ahora el empleador deberá llevar un registro detallado del trabajo suplementario. Este documento debe contener, como mínimo, la siguiente información: 

1. Nombre completo del trabajador. 

2. Actividad desarrollada durante el tiempo adicional. 

3. Número exacto de horas laboradas. 

4. Clasificación de las horas: diurnas o nocturnas. 

Este registro debe cumplir también con ciertos criterios de trazabilidad y acceso: 

● Debe ser entregado al trabajador que lo solicite, acompañado del soporte de pago correspondiente. 

● Debe estar disponible para ser presentado ante autoridades judiciales o administrativas, cuando así se requiera. 

En términos prácticos, esto implica que el empleador ya no necesita acudir a entidades externas para habilitar el trabajo suplementario, pero sí debe contar con un sistema organizativo interno que le permita demostrar que cumplió con las condiciones legales y retributivas del mismo. 

¿Qué límites siguen vigentes? 

Es fundamental tener presente que la eliminación del requisito de autorización previa no implica que desaparezcan los límites legales al trabajo suplementario. Estos se mantienen vigentes conforme al Código Sustantivo del Trabajo, y su desconocimiento puede acarrear sanciones por parte de las autoridades laborales. Los principales límites son los siguientes: 

● Máximo de dos (2) horas extras por día. 

● Máximo de doce (12) horas extras a la semana. 

● No se pueden ejecutar horas extras en un día en el que la jornada laboral total se haya extendido a diez (10) horas. 

Estos topes son de carácter imperativo. No pueden ser modificados ni siquiera con consentimiento del trabajador, pues se consideran normas de orden público laboral. Por tanto, corresponde al empleador garantizar su observancia mediante una adecuada programación y supervisión de turnos. 

¿Qué deben hacer ahora las empresas? 

Frente a este nuevo marco normativo, las empresas deben tomar medidas inmediatas para adecuarse al nuevo régimen. Las recomendaciones desde Legal Space Abogados son las siguientes: 

1. Diseñar e implementar un formato de registro de trabajo suplementario que cumpla con los requisitos establecidos por la ley. 

2. Asignar responsables claros dentro de la empresa (por ejemplo, personal de contabilidad, nómina o gestión humana) para el diligenciamiento, custodia y entrega de este registro. 

3. Asegurar que los soportes de pago estén debidamente archivados, de forma correlativa con los registros, y disponibles en caso de verificación por autoridades o solicitudes de los trabajadores. 

4. Revisar y ajustar los contratos de trabajo, manuales y reglamentos internos, si contienen referencias al antiguo régimen de autorización previa, para que estén actualizados con la legislación vigente. 

5. Realizar auditorías internas periódicas que permitan verificar el cumplimiento de los topes legales de horas extras y la integridad de los registros. 

¿Qué riesgos existen si no se cumple esta nueva obligación? 

El incumplimiento del deber de registro detallado no solo representa una infracción legal, sino que puede tener consecuencias graves para el empleador: 

● Multas por parte del Ministerio del Trabajo, en caso de inspecciones o investigaciones. 

● Procesos judiciales laborales por reclamación de horas extras no pagadas o jornadas excesivas. 

● Inversión de la carga probatoria en juicios laborales, lo cual puede afectar gravemente la posición procesal del empleador. 

● Dificultades para demostrar el cumplimiento de las normas de jornada y remuneración, especialmente en sectores con turnos rotativos o jornadas extendidas. 

La trazabilidad documental es clave: sin registro, no hay defensa posible. 

Conclusión 

La reforma introducida por la Ley 2466 de 2025 debe entenderse como un cambio en la lógica de control del trabajo suplementario. Ya no se requiere autorización previa, pero sí se exige mayor organización y documentación interna por parte del empleador. La simplificación administrativa viene acompañada de una exigencia de transparencia y trazabilidad que no puede ser ignorada. 

Desde Legal Space Abogados reiteramos nuestro compromiso con el acompañamiento jurídico preventivo para el sector empresarial. Si tu empresa necesita ayuda para estructurar su sistema de control de horas extras, revisar contratos o capacitar al equipo responsable, estamos a tu disposición. Protegemos tu Derecho, Aseguramos tu futuro.